Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

VERKKOKAUPPA SAVANNI.COM / SAVANNI GROUP OY LTD ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Yritys:
Savanni Group Oy Ltd (y-tunnus FI3174090-9)
Lansantie 25C
02630 Espoo

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Soile Seoudi
puh. 050-3582643

info@savanni.com

2. Rekisterin nimi

Savanni Group Oy Ltd: Asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Rekisterin tietolähteet - kenen tietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään. Käsittelemme Savanni.com -verkkokaupan käyttäjien, asiakkaiden sekä potentiaalisten asiakkaiden tietoja.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan. Markkinointi- ja viestintärekisteriin kerätään tietoja myös ulkopuolisista palveluista tai sovelluksista, kuten Mailchimp, Facebook, Instagram ja muut sosiaalisen median kanavat ja yhteistyökumppanit.

4. Rekisterin sisältö - mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme ainoastaan niitä henkilötietoja, joita asiakas toimittaa meille asiakastilin rekisteröinnin, tuotteiden tilaamisen, uutiskirjeen tilaamisen tai muun asiakassuhteen ylläpidon yhteydessä.

Tilauksen yhteydessä rekisteriin jää asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja IP-osoite. Asiakastilin rekisteröinnin yhteydessä rekisteriin jää sähköpostiosoite, sekä edellä mainitut tiedot, mikäli asiakas haluaa ne kirjata tililleen tai antaa toimitusta varten tilauksen yhteydessä.

Uutiskirjettä tilatessa rekisteriin jää asiakkaan sähköpostiosoite.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostitse tai verkkokaupan chat-palvelun kautta saatamme tapauskohtaisesti käsitellä seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, IP-osoite sekä muu asiakkaan yhteydenotossa antama tieto.

Verkkosivuston käyttäjiltä tallennamme myös teknisiä tietoja, kuten sivuston käyttäjien IP-osoite, käyttöjärjestelmä, käytetty laite tai muu tekninen tai analytiikkatieto. Jos asiakas vierailee sivustolla kirjautumatta sisään omalle rekisteröidylle asiakastilille, ei teknisiä tietoja voi yhdistää muihin yhteystietoihin kuin IP-osoitteeseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus - miksi ja mihin käytämme tietojasi

Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä: asiakassuhteiden hoitaminen ja hallinnointi, tilausten käsittely ja toimittaminen, asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden hoitaminen. Lisäksi tietoja käsitellään tiedotus- ja markkinointitarkoituksessa asiakkaan antaessa siihen erikseen luvan liittymällä sähköiselle postituslistalle.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita ja sopimuskumppaneita.

Emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille eikä rekisteriin sisältyviä henkilötietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

6. Säilytysaika - kuinka kauan säilytämme tietojasi

Käsittelemme tietojasi pääsääntöisesti niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisin väliajoin vähintään kolmen vuoden välein ja pyrimme poistamaan tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot rekisteristä. Kirjanpidollisia tositteita säilytetään lakisääteisesti. Vastaamme myös siitä, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. 

7. Suojausperusteet - Kuinka suojaamme tietojasi

Säilytämme henkilötietoja sisältäviä aineistoja lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain tehtävien vuoksi valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta sijaitsee palvelimella, joka on suojattu asianmukaisesti palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Palvelimelle on pääsy vain tehtävien vuoksi valtuutetuilla henkilöillä. Käytämme suojattua internet-yhteyttä (https) sekä asianmukaista palomuuria.

Tietokantoihin pääsy on rajattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä rajaa käyttöoikeudet koskemaan ainoastaan lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeellisia henkilöitä.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta sekä pitämään salassa sellaiset tiedot, jotka on saatu henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.

8. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeutuksena on liiketoiminnan harjoittaminen, asiakaspalvelu, kävijäkokemuksen parantaminen, tilausten toimittaminen sekä markkinointi. Emme käytä kuitenkaan asiakkaan henkilötietoja sähköpostimarkkinointiin, ellei asiakas ole erikseen antanut siihen suostumustaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.    

9. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on tarkastusoikeus tietoihinsa. Uutiskirjeen yhteydessä tarjotaan aina mahdollisuutta poistaa sähköpostiosoite tiedoistamme. Asiakkaalla on myös oikeus poistaa muut tiedot rekisteristä ellei tietojen säilyttäminen ole lakisääteisesti perusteltua. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö vastaa yhteydenottoihin ja oikaisupyyntöihin koskien henkilötietoja ja rekisteriä.      

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle lomakkeella; 
2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.); 
4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.); 
5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.